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1000人游轮会奖团,在路上MICE再下一城!

来自 商旅专家 Iris 2018年12月5日,星期三

1000人游轮会奖团,在路上MICE再下一城!
2018年10月10日,在路上携手诺唯真喜悦号豪华游轮为某直销公司举办了一场千人豪华游轮会奖团。这是在路上会奖部门自成立以来服务的单个最大规模的会奖团队,其重要意义不言而喻。在短短5天时间内,在路上这支年轻的会奖团队如何用专业服务征服客户,创造一次完美的旅行体验?

带着这样的好奇,我们和在路上会奖部门负责人Charlie聊了聊。

会奖主题:梦想起航,畅享精彩人生——2018年千人携手豪华游艇之旅
时间:2018年10月
团队规模:1000人
方式:游轮(上海-日本长崎)


活动诉求

该企业客户对上一季度业绩达标的经销商组织开展的一次奖励旅游,同时,企业还将在行程中开展一场千人的培训活动。

“虽然1000人的奖励旅游团队在行业中并不鲜见,但这是我们自今年5月部门组建以来接待的最大规模奖励旅游团队,加上客户对活动呈现的要求也比较高,对我们还是提出了不小的挑战。特别是在客户没有包船的情况下,为了给VIP呈现高规格的专属晚宴,经过与船方多次邮件和电话沟通,最终争取到了中餐厅的包场使用,为一场温情专属晚宴提供了条件。”本次活动负责人Charlie坦言。

行程回顾
DAY1 上海-日本长崎
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第一天,登船日,各个据点都设有在路上会奖团队的工作人员指引。
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一场圆满及超乎顾客期望的会奖活动离不开幕后的工作人员。
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登船后,在路上会奖团队工作人员与客户市场负责人及时对接工作,并梳理后续活动细节。

活动难点:

1) 团队的1000人来自全国各地,保障接待工作万无一失且所有人员有序登船;登船后,1000人房间舱位的合理分配以及VIP专属权益的落实。

2) 接待团队需要与客户协调出可行的千人合影方案;在邮轮上手机常常没有信号,联系不便,需要提前对突发状况做处理预案。

解决方案:

1) 在活动前期完成出行手册、专属胸牌的制作,针对本团队安排专属登船通道和签到处,所有参与接待服务的工作人员有明确合理的工作任务划分。部分VIP嘉宾的接待则安排了专属港口贵宾休息室和摆渡车辆,设专人引导。

协助将海景房全部免费升级为阳台房。此外,在VIP嘉宾的接待方面,分房时根据客户的需求全部安排妥当,15个VIP全部安排VIP登船通道和玺悦套房和Haven套房,享受专属餐厅和海上头等舱服务,带给VIP客户尊属体验。

2) 针对主办方非常重视的千人合影,服务团队与摄影摄像服务商密切沟通,选定最佳拍摄角度,并与客户确认,现场提前安排相关人员就位。同时,数日的活动中,安排摄影摄像全程跟拍,10秒小视频满足了喜欢在社交媒体分享的用户需求,行程结束后制作精美相册及3分钟全程记录视频,方便大家回味完美旅程。

对于让很多游轮团队活动组织者“头疼”的邮轮信号差无法联络的问题,在路上的服务团队则另辟蹊径。“游轮方和支付宝有合作,支付宝用户之间是可以相互发信息交流的,登船之前,我们与客户沟通后,根据客户参会嘉宾的市场来源已经开通了账号并创建了群聊,最终保证了游轮旅行期间所有沟通的顺畅进行。”Charlie表示。

DAY2 自由活动

DAY3上岸观光 & 精英酒会

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踏入日本长崎第一件事情就是合影,留下最美好的回忆。

邀请200位行业精英举办专属酒会也成为了此次会奖团的最大亮点,精美的伴手礼,极具收藏价值。专属的酒会和乐队助兴让整个活动达到了高潮,达到客户激励和奖励经销商的效果。
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有没有走红毯的感觉?
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专业的乐队,High翻全场

在路上此次会奖活动服务团队得到客户方的极大赞扬,在路上会奖事业部负责人Charlie受主办方邀请上台演讲。
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活动难点:
1) 利用游轮上有限的设施和条件策划一场让来宾印象深刻的VIP酒会。
2) 抵达目的地后岸上观光购物行程的密切关注,控制时间并保证参会者安全。

解决方案:
1) 服务团队还包下“海上歌舞厅”用于VIP专属酒会的举办,酒会现场邀请船方的乐队演出。
2) 针对下船后的上岸观光行程,在路上会奖团队遴选口碑好、责任心强的领队带队进行日本长崎岸上观光和购物,每个团队配备在路上与客户方面协调与对接人各一名,最大程度保证观光行程的顺利有序以及时间把控,确保所有人员按时登船。

DAY4海上日出 & 千人大会
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人们都说能看到日出是最幸福的事情,那能在游轮上看到日出一定是最难忘的回忆。

下午的千人会议培训活动期间,穿插了一对新人的浪漫婚礼仪式,新人在公司1000人的祝福中收获了终身难忘回忆,也给整个活动添加了亮点。
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DAY5返程
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圆满结束旅程,在路上工作人员完成使命。

在路上的MICE征程

对该游轮会奖团队的服务,对于Charlie与他所在的会奖团队而言是一次巨大的历炼和提升,“从登船组织的有条不紊,到分房名单和房间安排零误差,以及专属登船通道和VIP服务、全员房间升级等,超出预期的体验给客户带去了莫大的尊荣感。”

成功的接待工作,背后是整个团队明确高效的分工以及对活动的模块化运营,权责清晰,责任到人,保障了活动全程快速高效的执行和对突发状况的处理。
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作为在路上拓宽业务跑道、探索核心业务周边领域的又一次极具意义的挑战,此次千人游轮会奖活动是在路上大交通新事业部自5月成立以来服务人数最多、规模和操作难度最大的一场活动。活动的成功接待再一次证明了其具备服务企业客户、承接会议和奖励旅游全案的能力。对团队而言,从前期的开拓客户、参与报价、竞标,到团队执行和活动完美结束,部门成员全程参与,深度沟通,密切配合,积累了经验,最后获得客户的一致好评,提高了士气,为后期的开拓新的业务和市场奠定了条件。

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